Siga estos seis sencillos pasos para lograr la oficina que merece, una que le ayude a aumentar las ventas y disminuir el estrés:

1) Haga una cita con usted mismo: planifique al menos unas tres horas en las que no tenga interrupciones. Seleccione una recompensa para dársela a usted mismo al finalizar. Haga lo posible por reducir el estrés en el proceso: coloque música, tome su bebida preferida, y mantenga a la mano bastantes cestos de basura.

2) Quite todo lo que tenga en su escritorio, excepto aquello que que necesite tener o hacer: investigaciones demuestran que 80% de lo que tiene a la mano nunca es utilizado. Mantener o desechar no es un asunto moral, sino práctico. ¿Cómo decidir que mantener? Para cada pedazo de papel, pregúntese: ¿Requiere de alguna acción?¿Sería difícil obtenerlo nuevamente?¿Es lo suficientemente reciente como para ser útil?¿Tiene alguna implicación legal o impositiva? Si la respuesta a todas las preguntas es “no”, entonces pregúntese “¿Qué sería lo peor que pudiera pasar si no tuviera ese papel?” Si usted puede vivir con el resultado, deshágase del papel, recíclelo, o déselo a otra persona que lo pueda utilizar.

3) Obtenga las herramientas correctas para su negocio: la mitad de cualquier trabajo está en usar la herramienta correcta. Coloque tres bandejas en su mesa: Entrada, Salida y Archivar. Entrada para correspondencia o papeles que todavía no haya revisado. Salida para aquellos items que tienen que ir a otro lugar, como el correo u otra oficina. Archivar es para papeles que necesita almacenar en algún lugar fuera del alcance del lugar donde se sienta. Elimine papel cuando pueda, utilizando herramientas electrónicas, como programas de administración de contactos y de gerencia financiera.

4) Utilice el sistema FAT: del inglés File, Act or Toss (almacenar, actuar o botar), úselo cada vez que tenga un papel en la mano. Siga estos pasos: primero, almacénelo en un archivador de referencia, en caso que pudiera necesitarlo en el futuro; segundo, tome acción inmediata o en el futuro muy cercano, y tercero, deséchelo o recíclelo.

5) Cree un sistema de archivo de acción: todos los papeles que requieren de atención inmediata se pueden clasificar en dos categorías: tareas que tienen que ser realizadas en un tiempo específico (por ejemplo, elaborar un informe trimestral) y tareas que no tienen una fecha límite definida o que son contínuas, como llamar a un cliente potencial. Utilice un cajón para los proyectos, clientes o viajes actuales. Cree ficheros individuales para tareas que realiza una y otra vez, como “clientes potenciales por llamar”, “llamadas esperados de clientes potenciales”, “discutir con el jefe” y “gastos para re-embolsar”.

6) Cree un sistema de referencia: vacíe su cajón más accesible, y comience desde cero. Guarde los documentos viejos, y vaya incluyéndolos en su nuevo fichero a medida que los necesite. Eventualmente, los dos sistemas se convertirán en uno solo, o el sistema viejo se hará tan viejo que se sentirá cómodo desechándolo completamente o colocándolo en un lugar lejano.

Una mesa de trabajo desordenada es el resultado natural de un ritmo ajetreado. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Un lugar para cada cosa significa que cuando necesite limpiar su oficina para recibir a un cliente, recuperarse no será gran cosa. La rápida toma de decisiones limpiará su escritorio en cuestión de minutos.

Traducido y adaptado de Barbara Hemphill, en Incentive Magazine.
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