Izcue & Asociados Consultores

En el parque empresarial navarro, existen empresas que se encuentran en situaciones muy diferentes en cuanto al grado de integración de la información. Mientras que muchas de las grandes empresas se caracterizan por disponer de sistemas más o menos integrados para la gestión de su información, sistemas más conocidos como ERPs (Enterprise Resource Planning), la situación cambia considerablemente en el caso de la pequeña y mediana empresa. Gran parte de estas cuentan con unos sistemas de información independientes que dificultan la gestión y planificación de su actividad.

En su actividad diaria, las empresas generan continuamente flujos ‘físicos’ de información: un cliente realiza un pedido que es registrado por el personal de ventas que envía una copia a almacén para que compruebe la existencia de stock suficiente para satisfacer la necesidad. En caso afirmativo se procede a elaborar un albarán que se adjuntaría al pedido y cuya copia se remitiría a administración para que prepare la consiguiente factura para el cliente. En el caso de no existir stock suficiente en el almacén, sería necesario realizar una orden de producción que genera nuevos flujos de información a los departamentos de compras y al almacén de materias primas para que estos desencadenen a su vez nuevas ordenes necesarias para mantener el nivel de stock necesario para el desarrollo de la actividad.

En definitiva, un pedido genera múltiples flujos de información que exigen múltiples rutinas y gran cantidad de ‘papeleo’ para coordinar acciones meramente operativas que permitan satisfacer la demanda del cliente, mantener un stock de productos o realizar la contabilidad.

Esta forma de trabajar origina numerosos costes y presenta grandes ineficiencias, como por ejemplo:

- Duplicidad de información que en múltiples ocasiones pueda afectar a la integridad y fiabilidad de la misma.
- Empleo de recursos en tareas que no aportan valor añadido.
- Mantenimiento de numerosos sistemas de software independientes entre si que suponen un alto coste.
- Ineficiencia al realizar un cambio que incumba a toda la organización, como puede ser el mero hecho de añadir un nuevo producto o modificar cualquier código definido en la empresa.
- Dificultad para obtener una visión global de la empresa por la complejidad y esfuerzo necesario para integrar la información generada a partir de procesos que son tratados con programas independientes.

Por ello, y teniendo en cuenta la situación altamente competitiva del mercado, no cabe duda de la gran importancia que tienen tanto los procesos como las actividades de negocio que permitan generar ventajas competitivas a las empresas.

Resultado de esta situación, es el hecho de que las tecnologías de la información se alineen cada vez más con las estrategias de negocio como clave del éxito.