El equipo de alta dirección desarrolla la planificación estratégica anualmente con la asistencia de muchos otros que realizan contribuciones especiales (datos, análisis, informes, sugerencias, propuestas, etc.). El despliegue es más efectivo cuando involucra a toda la organización al completo.

El primer paso en la planificación estratégica es el de determinar la misión de la organización ¿en qué negocio se está? ¿Qué servicios se proporcionan?. Después, se formula y publica una visión del futuro deseado de la organización (por ejemplo: "Seremos el proveedor de elección del producto X o el servicio Y en todo el mundo").

Después de proclamar la razón básica para la existencia de la organización y el objetivo general global que la organización pretende alcanzar en el futuro, el equipo de la alta dirección genera unas estrategias claves que la organización debe implantar con el fin de cumplir la misión y realizar la visión. Ahora el proceso se vuelve más preciso. Para cada estrategia clave se realiza una lista con un pequeño número de objetivos estratégicos cuantificables (metas) lo suficientemente acotada como para poder ser cumplidos con los recursos y gente disponible. Estos objetivos estratégicos cuantificables se dividen posteriormente en objetivos para este año, objetivos para los próximos dos años, etc.

Toda esta planificación está basada en información recogida para informar al equipo de alta dirección sobre: las actuales fortalezas, capacidades, debilidades y necesidades de la organización; las fortalezas, capacidades y debilidades de la competencia; y las tendencias significativas en el entorno que constituyen amenazas u oportunidades. El despliegue es el proceso de convertir los objetivos en acciones específicas y precisas, cada acción está diseñada para cumplir un objetivo específico. El despliegue ocurre en dos fases: una fase es durante el proceso de planificación estratégica, la otra fase es después de que el plan estratégico se haya completado.

En la primera fase, después de que el equipo de dirección determina las estrategias claves, las hace circular por toda la organización: jefes de departamento, jefes funcionales, responsables de procesos, etc. Ellos, a su vez, deben circular las estrategias más lejos todavía: a los mandos, capataces, jefes de turno, etc. Los cuales, por su parte, deben circular las estrategias a todos aquellos a quienes supervisen.

Se pide a cada parte de la organización que contribuya con ideas y sugerencias acerca de las actividades que se podrían realizar para desarrollar las estrategias, cuáles deberían ser los objetivos cuantificables específicos, qué recursos se requerirían, etc.

Estas respuestas vuelven hacia atrás hasta el equipo de alta dirección, que utiliza estas respuestas para promulgar las estrategias y objetivos operativos más específicos.

Este intercambio de actividades propuestas para alcanzar los objetivos puede suceder varias veces. Con cada iteración, los objetivos son afinados, volviéndose más específicos, prácticos y cuantificables.

De manera más significativa, estos objetivos han sido establecidos con la participación de aquellos que serán responsables de llevarlos a cabo.

Una vez que el plan estratégico esté completado, es necesario que todos los altos ejecutivos, directivos, jefes de departamento, mandos, encargados y cualquiera que supervise a otros se reúnan con las personas que dependen de ellos. Durante estas reuniones, el grupo revisa el plan general.

El grupo se enfoca principalmente en las características del plan que les afecta como grupo de trabajo o a las personas individuales (por ejemplo: sus objetivos de proyecto o rendimiento cuantificables, las contribuciones específicas esperadas de ellos, el soporte y asistencia que pueden esperar de la dirección, las mediciones por las que se informará su progreso, etc.).

De este ejercicio surge una organización unida en su compromiso para alcanzar los mismos objetivos. Todas las funciones y niveles han sido incluidos. Esto es altamente representativo, dado que el liderazgo no se considera algo ejercido por una persona en la cima de la organización. Es una función desempeñada en todos los niveles y funciones por cualquiera que influya en los demás.

Ignacio Babé
Vicepresidente Ejecutivo de Juran Institute